ERP là gì? Tổng quan về hệ thống phần mềm ERP

Hieện nay đối với các doanh nghiệp lớn đa phần đều sử dụng một phần mềm quản lý có tên là ERP. Đây là một hệ thống được ứng dụng vào hoạt động giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và điều phối các hoạt động sản xuất, kinh doanh đồng thời nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Vậy ERP là gì? Hệ thống ERP mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp hiện nay? Chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về hệ thống này dưới đây.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, đây chính là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP được tạo ra với mục đích để doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh doanh của họ về mặt tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng và những thứ khác.

Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ, các dữ liệu không có tính liên kết và kế thừa thì ERP sẽ tích hợp tất cả trên một phần mềm duy nhất và các số liệu sẽ được kế thừa để tạo thành một dòng chảy thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Chức năng của ERP

– ERP có thể tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty.

– Hệ thống ERP còn là công cụ đắc lực cho việc lên kế hoạch, nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình kinh doanh. Cụ thể như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, tối ưu mô hình sản xuất,…

– ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty với đơn vị thành viên, liên kết các phòng ban với nhau và nội bộ các phòng ban, giúp hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.

– ERP hỗ trợ kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý được các hoạt động then chốt như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,…

Các module chức năng thường có trong một hệ thống ERP:

• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý bán lẻ (POS)
• Quản lý bán hàng
• Quản lý mua hàng
• Quản lý kho hàng hóa, vật tư
• Quản lý sản xuất
• Quản lý tài sản cố định
• Quản lý nhân sự – tiền lương (HRM)
• Quản lý tài chính – kế toán
• Báo cáo quản trị

Đặc điểm nổi bật của ERP

– ERP là một hệ thống phần mềm mà có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

– ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong 1 doanh nghiệp và nó thay thế bằng một chương trình phần mềm hợp nhất được phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau tạo nên một mối quan hệ thống nhất.

– ERP còn tích hợp các tính năng kỹ thuật quan trọng như là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

– Có thể nói ERP là một sản phẩm 3 trong 1. Sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp sẽ được: ý tưởng quản trị, chương trình phần mềm, phương tiện kết nối.

Lợi ích của hệ thống phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

– Kiểm soát thông tin khách hàng: Trước khi hệ thống ERP ra đời thì mọi thông tin khách hàng của doanh nghiệp đều rời rạc và bị phân tán. Nhưng khi có phần mềm ERP, các thông tin này được sắp xếp chung ở một nơi giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và cập nhật những thông tin khách hàng mới nhất. CEO cũng có thể dễ dàng kiểm tra được những ai đã mua sản phẩm/dịch vụ của mình và mua những gì với giá bao nhiêu.

– Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Phần mềm ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả các quy trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu, quản lý đầu ra đầu vào, đóng goi và rất nhiều thứ khác. Cũng nhờ vào việc sử dụng phần mềm nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất lao động và giảm nhân sự cần thiết.

– Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Phần mềm ERP còn giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, lên kế hoạch và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp kiểm tra cơ sở dữ liệu về năng lực của nhân viên và khả năng làm việc của họ trong từng dự án.

– Kiểm soát thông tin tài chính: Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp những thứ liên quan đến tài chính và các số liệu nên sẽ hạn chế được những tiêu cực cũng như việc đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. Phần mềm ERP có thể tạo ra các báo cáo tài chính chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam.

– Kiểm soát lượng hàng tồn kho: Phần mềm này còn giúp doanh nghiệp kiểm soát những sản phẩm còn tồn đọng lại trong kho là bao nhiêu, số lượng nguyên vật liệu còn ít hay nhiều. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi cần thiết mới nhập thêm để giúp doanh nghiệp giảm chi phí, số lượng nhân sự, tăng năng suất làm việc.

– Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Doanh nghiệp có thể kiểm soát được thời gian làm việc, khối lượng công việc của từng nhân sự ở nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khu vực khác nhau để tính lương và các phúc lợi khác.

– Đưa ra quyết định dựa trên báo cáo tức thời và chính xác: Hệ thống ERP cung cấp cho người quản trị hàng loạt các báo cáo: Báo cáo quản trị mua hàng, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, Báo cáo quản trị tài chính – kế toán… giúp người quản trị nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cho từng giai đoạn.

Trên đây là những thông tin về hệ thống ERP là gì và những tính năng cũng như lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích. Cám ơn bạn đã theo dõi!