SOW là gì? Hướng dẫn chi tiết cách viết SOW cho dự án

Bạn đã bao giờ nghe đến từ SOW chưa? Bạn có biết SOW là gì và ý nghĩa của nó như thế nào trong kinh doanh không? Hãy để Chúng Tôi giúp bạn tìm hiểu SOW là gì thông qua bài viết dưới đây nhé!

SOW là gì?

SOW là gì?

SOW là báo cáo trình tự công việc, viết tắt của cụm từ Statement Of Work. SOW có thể được hiểu là phạm vi công việc, một loại tài liệu quan trọng trong thỏa thuận làm việc giữa hai bên. Đó có thể là khách hàng với những đại lý và các nhà cung cấp hay nhà thầu.

SOW là bản mô tả toàn bộ các công việc dùng để thực hiện một cách hợp lý chính xác cho một dự án. Nhờ có SOW mà các công việc dễ dàng hoàn thành hơn. Sự can thiệp của SOW giúp quản lý nắm được chặt chẽ những thông tin và hoạt động của doanh nghiệp.

Vừa rồi là những thông tin vắn tắt  về SOW là gì mà Chúng Tôi đã cung cấp cho bạn đọc. Mời bạn đọc theo dõi nội dung tiếp theo để hiểu rõ hơn SOW là gì nhé!

SOW gồm những yếu tố nào?

SOW gồm những yếu tố sau:

• Mục tiêu chính của dự án: Đây là quá trình báo cáo tất tần tật công việc cần được đảm bảo của doanh nghiệp. Đồng thời là báo cáo những công việc đã được hoàn thành xong.
• Những cột mốc quan trọng của dự án: Cần liệt kê chi tiết rõ ràng từng cột mốc. Đồng thời là các giai đoạn quan trọng của dự án mà doanh nghiệp cần phải theo dõi và kiểm tra thường xuyên.
• Nhiệm vụ của cá nhân: Có thể hiểu là những gì mà nhân viên lẫn doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thực hiện. Đây là phần không thể bỏ qua trong SOW.
• Thông tin thanh toán: Phần nội dung này cần được dự tính đầy đủ những chi phí để báo lại để thực hiện đúng thời hạn.
• Kết quả dự án về gia tăng và số lượng đã truy cập hay chuyển đổi về bán hàng. Bên cạnh đó là những mục tiêu trong hoạt động kinh doanh cần phải làm được và báo cáo đầy đủ.
• Những điều kiện và điều khoản: Nội dung này cần được xác định rõ ràng và sử dụng trong phạm vi công việc SOW.

Tiếp đến là nhưng thông tin quan trọng của bài viết SOW là gì. Mời bạn đọc tham khảo bài viết để có nhiều thông tin hay và hữu ích.

Tại sao cần phải có SOW (phạm vi công việc)?

Cần phải có SOW (phạm vi công việc) vì để kiểm soát kĩ càng toàn bộ công việc của doanh nghiệp trong dự án. Do đó, nhân viên cần phải thực hiện công việc một cách nghiêm túc và rõ ràng. Hơn nữa, ngôn ngữ được sử dụng trong SOW phải chi tiết và cụ thể nhằm thúc đẩy quá trình, phân phối mọi hoạt động.

Những điểm mạnh của việc thiết lập phạm vi công việc SOW:

• Tránh được những sai sót và nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến phạm vi công việc.
• Hỗ trợ tối ưu việc giải đáp những sai lệch và mong đợi, mục tiêu của doanh nghiệp đối với dự án.
• Đảm bảo được doanh nghiệp trước những bên liên quan đến ý tưởng và quan điểm của một dự án.

Với những ưu điểm trên, SOW được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Kế đến là nội dung hướng dẫn cách viết SOW. Mời bạn đọc theo dõi bài viết SOW là gì để không bỏ lỡ những thông tin thú vị.

Hướng dẫn cách viết SOW (phạm vi công việc) cho dự án

Giới thiệu về dự án

Trước khi doanh nghiệp bắt tay vào làm một dự án, cần phải có thông tin cơ bản và quan trọng của dự án đó. Doanh nghiệp cần xác định loại công việc mà dự án phải thực hiện.

Đồng thời xem xét đây có phải là dịch vụ đang được thực hiện hay một sản phẩm nào đó đang được doanh nghiệp xây dựng. Tiếp theo là xác định những đối tượng liên quan đến dự án.

Ngoài ra, ở phần này còn có thể bao gồm cả những thỏa thuận chính thức đối với SOW như:

• Sự thỏa thuận về việc mua các dịch vụ, sản phẩm ở một mức giá nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.
• Thông qua hợp đồng chính thức, các thỏa thuận sẽ được ràng buộc bởi pháp lý.

Tổng quan về mục tiêu của dự án

Câu trả lời cho câu hỏi vì sao dự án đó được thực hiện sẽ được giải quyết ở phần này. Doanh nghiệp cần phải giải thích rõ ràng, chi tiết về dự án. Đồng thời giải đáp các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang muốn giải quyết hay kết quả tốt đẹp mà họ đang mong đợi.

Hãy tạo và giữ mức độ bề mặt một cách có mục đích rõ ràng. Bởi doanh nghiệp cũng có thể cần thêm một số thông tin chi tiết về sau, khi dự án đang hoạt động.

Mô tả về phạm vi công việc của dự án

Doanh nghiệp cần phải có một bản mô tả công việc mà họ cần thực hiện trong dự án ở một phạm vi nhất định. Đặc biệt là hãy giữ mức cao hơn bởi doanh nghiệp sẽ cần đặt ra các nhiệm vụ cùng các yêu cầu cụ thể khác. Doanh nghiệp có thể thực hiện điều này qua danh sách những bước đơn giản hay giải thích một cách ngắn gọn nhất.

Chẳng hạn khi doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với một đại lý nào đó cho công việc thiết kế lại website. Phạm vi công việc chính ở đây là thực hiện những mô hình trang web, chế độ và việc phát triển trang web mới như nào. Một số trường hợp phạm vi của một dự án có thể bao gồm những yêu cầu về mặt kỹ thuật là phần cứng, phần mềm,…

Danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án

Việc phân chia nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án là điều vô cùng quan trọng. Qua bản mô tả công việc, nhân viên có thể hiểu được nhiệm vụ mà mình cần làm cho dự án. Mỗi tác vụ đã viết ra đều sẽ giải thích cụ thể cho các công việc cần phải làm. Việc làm này sẽ giúp cá nhân hoàn thành tốt công việc, dự án được thực hiện trôi chảy hơn.

Tiến độ dự án

Ở phần tiến độ dự án, doanh nghiệp cần phải xác định được rõ những vấn đề sau:

• Thời gian và cột mốc khi thực hiện dự án. Yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được thời gian hoàn thành dự án.
• Xác định được địa điểm nơi thực hiện dự án, được tiến hành tại chỗ hay có thể điều khiển từ xa. Doanh nghiệp cũng có thể liệt kê ra nếu có bất kỳ cuộc họp nào diễn ra và quyết định về thời gian, địa điểm.
• Xác định nguồn lực cần thiết cho dự án và đánh giá các nguồn lực đó có phù hợp với kỳ vọng của dự án hay không? Ngoài ra, xác định số người sẽ tham gia vào dự án.

Sản phẩm dự án

Đây là lúc doanh nghiệp liệt kê chính xác những điều mình mong muốn nhận được khi kết thúc dự án. Đồng thời là những kết luận có được từ danh sách nhiệm vụ đã đưa ra.

Một số trường hợp, doanh nghiệp có thể sẽ muốn kết hợp những dòng sản phẩm, dịch vụ với dòng thời gian. Điều này dùng để xác định chính xác về thời điểm giao hàng và thời điểm kết thúc. Vì vậy, doanh nghiệp có thể giám sát tốt hơn về hoạt động thực hiện quản lý dự án.

Quản lý các vấn đề của dự án

Các vấn đề của dự án sẽ được tiến hành qua một số yếu tố sau:

• Vấn đề thanh toán: Mọi thắc mắc liên quan đến việc thanh toán sẽ được giải quyết ở phần này.
• Quản lý báo cáo: Trong nội dung này cần xác định các vấn đề như ai sẽ phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành sản phẩm. Đồng thời là việc phê duyệt, thay đổi, điều chỉnh về phạm vi và vấn đề xử lý hỗ trợ cũng như bảo trì của dự án.
• Vấn đề về điều khoản: Đưa ra các yêu cầu về tiêu chuẩn cần thỏa thuận. Đây có thể là yêu cầu về bảo mật hoặc là giả định.

Tiêu chí thành công và hoàn thành dự án

Đây là bước cuối cùng của việc viết SOW. Ở phần này, doanh nghiệp phải xem xét, đánh giá lại và chấp nhận sản phẩm của dự án.

Ngoài ra, nếu chưa vừa ý, doanh nghiệp có thể cung cấp một vài yếu tố, tiêu chí hướng dẫn công việc để có thể được chấp nhận. SOW càng rõ ràng và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp cho ra nhiều kết quả càng tốt.

Những thông tin liên quan đến SOW là gì đã được Chúng Tôi bật mí trong bài viết trên. Hi vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích với bạn đọc. Đừng quên truy cập Chúng Tôi thường xuyên để cập nhật những thông tin hay nhất nhé!