Kaizen là gì? Các bước thực hiện Kaizen

Nếu bạn là người có niềm đam mê và sự hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh thì chắc hẳn thuật ngữ Kaizen đã không còn quá xa lạ với bạn. Vậy Kaizen là gì? Chúng Tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu kĩ hơn nhé.

Kaizen là gì?

Để có thể trả lời rõ hơn cho câu hỏiKaizen là gì thì chúng ta cùng đi tìm hiểu sâu hơn về thuật ngữ này nhé.

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật. Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn. Có thể hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh thuật ngữ được gọi là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement”.

Trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục để cải tiến và mang lại nhiều lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Nguyên tắc Kaizen là gì?

Bản chất nguyên tắc Kaizen được hiểu là một kế hoạch hành động. Kaizen là về việc tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện từng lĩnh vực cụ thể trong công ty. Những sự kiện này liên quan đến các nhóm nhân viên ở tất cả các cấp, đặc biệt chú trọng đến việc liên quan đến các nhân viên của nhà máy.

Theo triết lý, Kaizen dùng để nói về việc xây dựng một nền văn hóa nơi tất cả các nhân viên đang tích cực tham gia đề xuất và thực hiện các cải tiến cho công ty. Trong  đó các công ty thực trở thành một cách suy nghĩ tự nhiên cho cả người quản lý và nhân viên sàn nhà máy.

Lợi ích của Kaizen là gì?

Sau đây Chúng Tôi sẽ đưa ra các lợi ích của Kaizen, hãy cùng đón xem nhé.

Lợi ích hữu hình:

• Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
• Giảm các lãng phí, tăng năng suất.

Lợi ích vô hình:

• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
• Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
• Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
•  Xây dựng nền văn hoá công ty.

Vấn đề trước khi Kaizen là gì?

Nhìn chung trước khi Kaizen chúng ta sẽ gặp một số vấn đề như sau:

• Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín. Trước tiên có thể cần phải tập trung trước vào những thay đổi về văn hóa từ đó mới tạo ra những môi trường dễ tiếp thu.
• Các sự kiện Kaizen thường ngắn hạn và sẽ tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó bị bỏ rơi trước đó rất lâu.

Phương pháp Kaizen là gì?

Phương pháp Kaizen được hiểu là phương pháp cải tiến liên tục với niềm tin rằng sự sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó mà tất cả các thành viên trong tổ chức, công ty đều được khuyến khích đưa ra các đề xuất cải tiến dù là rất nhỏ từ chính những công việc thường ngày.

Các bước thực hiện Kaizen là gì?

Như Chúng Tôi đã đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn.

Kaizen có thể gói gọn trong các bước cơ bản như sau:

• Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
• Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
• So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu.
• Cải tiến (Innovative): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
• Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
• Lặp lại (Repeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.

Các chương trình đào tạo thực hành Kaizen cơ bản

Sau đây là các chương trình đào tạo thực hành Kaizen cơ bản:

Chương trình 5S là viết tắt của 5 từ Nhật Bản : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Chương trình KSS là hệ thống khuyến nghị Kaizen. Chương trình KSS nhằm nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ.

Chương trình QCC (Quality Control Circles) là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc. QCC thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc.

Chương trình JIT (Just In Time) là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.

Cách phân biệt 5s và Kaizen

Để biết được cách phân biệt giữa 5s và Kaizen thì chúng ta cùng tìm hiểu qua về 5s nhé.

5s là gì?

5s được hiểu là tên gọi của một phương pháp để quản lý và sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Sự khác nhau giữa 5s và Kaizen là gì?

Sự khác nhau giữa 5s và Kaizen được hiểu rõ hơn ở việc tập trung vào các quy trình. Mục tiêu của bất kỳ công ty nào cũng là xác định cách lý tưởng nhất để hoàn thành công việc với càng ít lãng phí càng tốt.

Đây là nơi Kaizen có thể ứng dụng cực kỳ hữu ích. Kaizen giúp cho mọi người của công ty học được cách làm mọi thứ một cách tốt nhất, sau đó chuẩn hóa quy trình để mọi người đều tận dụng được lợi thế của quá trình cải tiến. Còn 5S sẽ không được sử dụng để xác định cách thức hoạt động của một quá trình hoặc làm sao để quy trình được cải thiện hơn.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu hơn về Kaizen là gì, Sự khác nhau giữa Kaizen và 5s. Bên cạnh đó là những vai trò mà Kaizen mang lại cho doanh nghiệp. Hãy theo dõi Chúng Tôi mỗi ngày để biết thêm được nhiều thông tin bổ ích nhé.