Cách sử dụng tính năng Paste Special trong Excel chi tiết nhất

Bên cạnh việc sao chép và dán dữ liệu như bình thường, tính năng Paste Special trong Excel cho bạn tùy biến nhiều cách dán khác nhau để xử lý dữ liệu hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng này trong bài viết sau nhé!

Cách mở Paste Special trong Excel

Để hiện ra bảng tính năng Paste Special, tại ô mà bạn muốn Paste dữ liệu, bạn nhấn chuột phải và di chuột đến Paste Special.

Tại đây các tính năng Paste sẽ hiện ra, bạn có thể di chuột hoặc nhấn phím tắt để thực hiện.

Để mở bảng Paste Special đầy đủ, tại ô Paste, bạn nhấn chuột phải chọn Paste Special.

Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Alt + E + S.

Sao chép chiều rộng của cột

Khi bạn Copy dữ liệu qua một cột mới, tính năng Paste Keep Source Column Widths (Phím tắt W) sẽ làm cho cột mới có chiều rộng bằng với cột cũ.

Ví dụ: Copy dữ liệu ô B2 và Paste Keep Source Column Width tại ô C3 có chiều rộng cột nhỏ hơn.

Giờ đây chiều rộng của cột C đã bằng với cột B.

Thực hiện phép tính

Ngoài việc sao chép, Paste Special còn có thể giúp bạn tính toán nhanh chóng các phép tính cộng trừ nhân chia. Để hiểu rõ hơn, hãy đi qua ví dụ bên dưới.

Bạn thực hiện Copy ô A7 (giá trị là 2), sau đó chọn vùng A1:A5, nhấn tổ hợp phím Alt + E + S để hộp thoại Paste Special hiện ra. Tiếp theo, bạn chọn Values ở phần Paste, và chọn 1 trong 4 lựa chọn ở phần Operation: 

• Add: Cộng
• Subtract: Trừ
• Multiply: Nhân
• Divide: Chia

Khi chọn Multiply, kết quả trả về sẽ nhân với ô A7 như hình bên dưới. Nếu chọn Add/Subtract/Divide, kết quả trả về sẽ cộng/trừ/chia cho ô A7.

Xoay chiều dữ liệu

Khi bạn Copy một vùng dữ liệu theo chiều dọc (hoặc chiều ngang), tính năng Paste Transform (Phím tắt T) sẽ xoay vùng dữ liệu của bạn thành chiều ngang (hoặc chiều dọc).

Ví dụ: Copy dữ liệu vùng A1:A7, Paste Transform tại ô B1 và dữ liệu sẽ xoay ngang lại.

Sao chép định dạng

Nếu như bạn đang phải chỉnh thủ công định dạng cho các ô (bôi đen, tô màu), hãy sử dụng tính năng Paste Formatting (Phím tắt R) để Copy nhanh chóng định dạng từ ô này sang ô khác mà dữ liệu vẫn được giữ nguyên.

Ví dụ: Copy định dạng ô B2 tô màu vàng, chữ đỏ sang ô C3.

Sao chép định dạng của biểu đồ

Bạn vừa hoàn tất chỉnh sửa một biểu đồ vô cùng ưng ý, nhưng lại nhận ra mình còn một biểu đồ với dữ liệu khác cũng cần áp dụng theo định dạng vậy, thì hãy dùng tính năng Paste Formats để Copy định dạng từ biểu đồ cũ sang biểu đồ mới nhanh chóng.

Ví dụ: Copy định dạng của biểu đồ bên trái sang biểu đồ bên phải.

Tại biểu đồ màu cam, bạn nhấn Ctrl + C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy. Sau đó, bạn chọn biểu đồ màu xanh, nhấn tổ hợp phím Alt + E + S để hộp thoại Paste Special hiện ra, và chọn Formats.

Bỏ qua ô không có giá trị

Với tính năng này, khi bạn Copy một vùng dữ liệu có chứa ô trống qua vị trí khác có chứa dữ liệu, tính năng Skip blanks sẽ bỏ qua ô trống và giữ nguyên giá trị tại vùng Paste dữ liệu.

Ví dụ: Copy dữ liệu vùng A1:A7 có ô A4 trống sang vùng B1:B7 có ô B4 đang có dữ liệu. Tại ô B1, bạn nhấn chuột phải và chọn Paste Special.

Khi bảng Paste Special hiện ra, bạn chọn Skip blanks.

Các ô tại vùng B1:B7 sẽ có dữ liệu của vùng A1:A7 với ô B4 giữ nguyên.

Sao chép Data Validation

Giả dụ bạn đã sử dụng Data Validation để tạo một danh sách lựa chọn cho ô A1. Nếu bạn muốn áp dụng tương tự cho ô B2, bạn không cần phải tạo lại mà chỉ cần sử dụng Paste Special Validation.

Sau khi Copy ô A1, tại ô B2, bạn mở bảng Paste Special bằng tổ hợp phím Alt + E + S và chọn Validation.

Lúc này, ô B2 đã có danh sách lựa chọn tương tự như ô A1.

Xóa bỏ định dạng khi lấy thông tin từ Web

Khi Copy dữ liệu từ 1 trang web hay 1 từ 1 phần mềm soạn thảo khác, nếu chỉ Paste thông thường/Ctrl + V, Excel sẽ giữ nguyên định dạng của nguồn dữ liệu. Trong ví dụ bên dưới, khi Copy “Hàm AGGREGATE trong Excel:” trên web Thcslytutrongst.edu.vn và Paste vào ô A1, Excel giữ nguyên kích thước, phông chữ và màu chữ.

Để xóa bỏ định dạng, bạn chọn tính năng Paste Match Destination Formatting (Phím tắt M).

Dữ liệu nhận được sẽ không còn định dạng và tuân theo định dạng trong Excel.

Dán tham chiếu

Thông thường, khi tham chiếu đến một ô, ta sử dụng dấu “=” và địa chỉ ô đó. Ví dụ, tại ô B2, để tham chiếu ô A1, ta nhập công thức =A1.

Ngoài ra, ta cũng có thể sử dụng Paste Link. Sau khi Copy ô A1, tại ô B2, bạn nhấn chuột phải và chọn Paste Link (Phím tắt N).

Xóa bỏ công thức, nhưng vẫn giữ lại kết quả

Khi Copy ô có chứa công thức và Paste sang ô khác thì công thức cũng được Copy theo làm cho kết quả bị thay đổi. Nếu như bạn chỉ muốn Copy kết quả, tính năng Paste Values (phím tắt V) sẽ giúp bạn điều này. 

Ví dụ: Ô C1 có công thức bằng A1*B1 và các ô C2, C3 cũng tương tự.

Khi Copy vùng C1:C3 và Paste vào vùng D1:D3 thì công thức bị nhảy dẫn tới giá trị bị thay đổi.

Sử dụng Paste Values, giá trị vùng D1:D3 sẽ giữ nguyên và không còn công thức.

Trên đây là bài viết chia sẻ cách sử dụng các tính năng Paste Special trong Excel. Hy vọng những thông tin này đã giúp bạn sử dụng tính năng Paste cho công việc của mình hiệu quả hơn.